Kom godt i gang med Flowbook på en eftermiddag

Den hurtigste vej til online booking er at begynde med en almindelig arbejdsdag. Hvilke behandlinger sælger du, hvornår kan de udføres, og hvad skal kunden vide? Du behøver ikke sætte alle indstillinger op på én gang. Men de grundlæggende valg skal passe sammen, før du deler bookinglinket med kunderne.

En eftermiddag kan være nok til at få en enkel forretning sat op. En større salon med flere medarbejdere, mange ydelser og data fra et gammelt system kan kræve mere forberedelse. Brug guiden som en rækkefølge og en tjekliste. Målet er en første booking, som du både kan gennemføre og finde igen i kalenderen.

1. Begynd med dine vigtigste ydelser

Opret de behandlinger, kunderne oftest efterspørger, under Ydelser. Giv hver ydelse et forståeligt navn, en pris og en realistisk varighed. Tænk på en ny kunde, som endnu ikke kender dine interne betegnelser. I en neglesalon kan aftagning og nyt sæt være forskellige valg; i en massageklinik skal forskellen på behandlingslængder være tydelig.

Se på hele den tid, der skal sættes af, og sammenhold opsætningen med den måde, du arbejder på. En beskrivelse kan hjælpe kunden med at vælge, men den erstatter ikke korrekt varighed i kalenderen. Start med en overskuelig liste. Du kan tilføje flere specialbehandlinger, når du har prøvet de almindelige bookinger fra kundens side.

2. Afstem åbningstider, medarbejdere og fravær

Sæt virksomhedens åbningstider, og gennemgå arbejdstider for de personer, som skal kunne bookes. Har du en plan med medarbejdermodulet, skal du også afklare, hvem der tilbyder hvilke ydelser. Det er især vigtigt, hvis én medarbejder laver farvebehandlinger, mens en anden arbejder med bryn, negle eller massage.

Læg kendt fravær, pauser og lukkedage ind, før du inviterer kunderne. Prøv derefter at finde en tid til både en kort og en lang ydelse i kundeportalen. Kontroller en almindelig dag, en dag med fravær og tidspunktet op mod lukketid. Kalenderen kan se rigtig ud ved første øjekast og stadig tilbyde noget, du ikke ønsker.

3. Flyt de kundedata, du har brug for

Har du allerede en kundeliste, finder du importen under Indstillinger → Importer data. Her kan en administrator importere understøttede CSV- eller TXT-filer med kunder, ydelser og åbningstider. Gennemgå filernes indhold og den foreslåede type, før du starter, og sørg for, at du har ret til at flytte personoplysningerne.

Forbered eksporten fra det gamle system i god tid. Ryd op i dubletter og åbenlyst forældede kontaktoplysninger, og behold originalfilen et sikkert sted, mens du kontrollerer resultatet. Vælg nogle få kunder, du kender, og sammenlign navn, telefon og relevante noter. Forvent ikke, at alle gamle bookinger eller en fuld behandlingshistorik automatisk følger med en almindelig kundeimport.

Importerede kunder kan aktivere deres adgang i kundeportalen via Har du booket hos os før? Planlæg, hvordan du forklarer skiftet til kunderne, og kontroller oplysningerne før eventuelle invitationer. En forkert e-mailadresse er mere end en tastefejl, når der sendes personlige bookingoplysninger. Afslut den kontrol, før du begynder at sende beskeder.

4. Gennemgå kundeportalen og dine regler

Åbn kundeportalens indstillinger, og gennemgå de oplysninger, kunden møder: virksomhedens navn, adresse, kontaktmulighed og de ydelser, som kan bookes online. Sørg for, at beskrivelserne passer til din type forretning. En behandler i et klinikfællesskab kan for eksempel have brug for en mere præcis forklaring af indgangen end en butik i gadeplan.

Tag også stilling til, hvor langt frem kunden må booke, og reglerne for ændring og afbud. Brug indstillinger, du kan håndtere i hverdagen, og skriv reglerne forståeligt. Se portalen på en telefon i stedet for kun i forhåndsvisningen på computeren. Kunden skal både kunne vælge en tid og forstå, hvad der sker bagefter.

5. Kontroller bekræftelser og påmindelser

Under Kommunikation gennemgår du indstillingerne for e-mail og SMS. Kontroller, hvilke beskeder der er slået til, og læs forhåndsvisningerne med kundens øjne. Virksomhedsnavn, tidspunkt og vej til aftalen skal være forståelige. Hold bookingbeskederne til den aktuelle aftale, og håndter nyhedsbreve og tilbud som særskilt markedsføring med det relevante grundlag.

SMS kræver også, at opsætning og saldo passer til dit forbrug. De inkluderede SMS-kreditter afhænger af abonnementet; se den aktuelle plan frem for at antage, at alle beskeder er inkluderet. Test med din egen kontaktinformation og en aftale, du ejer. Kontroller den modtagne besked, så du ikke kun vurderer, hvordan skabelonen ser ud i systemet.

6. Lav en prøvebooking, og del derefter linket

Gå hele vejen fra valg af ydelse til bekræftelse i kundeportalen. Find aftalen i kalenderen, åbn den, og kontroller pris, varighed og behandler. Prøv også at ændre eller aflyse inden for dine valgte regler. Brug en tydeligt aftalt testtid, og ryd op bagefter, så forsøget ikke optager en rigtig kundes plads.

1. Book med en telefon og kontaktoplysninger, du selv ejer.
2. Find aftalen i kalenderen, og sammenlign oplysningerne.
3. Kontroller bekræftelsen og mulighederne for ændring eller afbud.
4. Opdater bookinglinket på hjemmeside, sociale profiler og Google.

Når forløbet fungerer, kan du dele linket og fortælle de første kunder, at de nu kan booke selv. Hold øje med de første aftaler og de spørgsmål, der kommer. Ret uklarheder i ydelsesnavne og beskrivelser med det samme. En rolig start med få gennemprøvede valg er ofte lettere at vedligeholde end en stor opsætning, du endnu ikke har afprøvet.